Por quê gestão de clínica faz toda diferença?
Desorganização e falta de controles são prejudiciais para qualquer tipo de negócio.
Preparamos esta matéria para explicar a importância de uma boa gestão de clínicas e consultórios. Vamos lá!
Quem faz normalmente a gestão de clínica?
Clínicas e consultórios geralmente são gerenciados por médicos, dentistas, ou profissionais da área de saúde.
Muitos deles desempenham o seu papel em sua especialidade muito bem, mas não foram preparados para serem gestores, empreendedores e empresários.
Nós da Triad Result vivenciamos isso todos os dias!
É por isso que estamos aqui para ajudar e desenvolver os nossos parceiros, orientando-os para que possam fazer melhor a sua gestão de clínica, promovendo:
- Fazer escolhas melhores
- Definir estratégias para a sua clínica
- Monitorar e treinar sua equipe
- Analisar e controlar resultados, números
- Espelhar a sua essência em seu negócio
- Criar elasticidade financeira
- Ficar à par de todas as outras exigências diárias como um médico empreendedor.
O que adianta cuidar da saúde de seus pacientes, se não cuida da gestão de clínica?
Pense nisso como uma fórmula, se quiser: aumentar o caos, a falta de gestão de clínica e estratégias, significa lucros decrescentes.
Quer saber a solução? Continue lendo a nossa matéria para o boo gestão de clínica.
Veja algumas dicas de como você pode usar uma boa gestão de clínica para mitigar problemas:
1. Estabelecer rotinas e procedimentos de gestão e cumpri-las
Se você quiser se manter organizado e manter as coisas funcionando sem problemas, precisará ter tarefas de rotina e procedimentos bem detalhados e escritos.
As rotinas deverão ser mapeadas da maior prioridade para menor prioridade, e divididas de acordo com o período: as diárias, semanais e mensais. Você também precisa saber quem é o responsável por cada uma delas. Falaremos mais disso no próximo tópico!
Além disso, é preciso fazer o acompanhamento, pois não adianta nada as definições só estarem em um papel. É necessário que alguém gerencie a execução e o desempenho das tarefas.
Existem rotinas de atendimento, de compras, contábeis, limpezas, administrativas, bancárias e muitas outras. E estas tem que estar bem organizadas, detalhadas e sejam cumpridas para que a sua clínica esteja bem administrada.
Por exemplo: configurar rotinas para lidar com papelada e sistemas é de suma importância. Se possível, cada pedaço de papel que entra em seu escritório deve ser manuseado uma vez, posto em prática e arquivado – e não empilhado sobre uma mesa.
Da mesma forma, as comunicações digitais, como e-mails, devem ser priorizados e respondidos imediatamente, se possível, ou sinalizadas para ações futuras.
2. Defina as responsabilidades dos colaboradores claramente.
O bom gerenciamento de uma clínica ou consultório depende das pessoas saberem quem é responsável pelo quê!
Ter isso bem mapeado faz toda a diferença em sua empresa! Isso porque essa estratégia permite que você cobre e avalie o desempenho das atividades de seus funcionários. Quando escritos, permite que na ausência destes, outras pessoas possam fazer temporariamente a atividade.
Ah! No mapeamento das responsabilidades de cada funcionário, o treinamento é muito importante! O que adianta ter escrito todas as rotinas se o seu colaborador não cumpri-las, é preciso treiná-los e ensiná-los.
O ideal é contratar os funcionários treiná-los e acompanhá-los, para que aprendam da forma correta. Mas na maioria das clínicas, o colaborador é contratado e trabalham da forma que acham melhor. Quantos problemas seriam evitados se todos recebessem treinamentos adequados, além de acompanhamento e feedback? A resposta é: a grande maioria deles.
Invista em treinamento, os seus esforços irão valer a pena!
Os funcionários irão se sentir mais norteados e geridos! E, de quebra, isso também te ajuda na hora de cobrar os resultados e a execução dos mesmos.
3. Mantenha registros atualizados.
Manter os registros parece a parte mais fácil do bom gerenciamento do escritório – até você considerar a necessidade de manter esses registros acessíveis e atualizados.
Mas a primeira regra para ser um bom gestor o ajudará a entender isso: faça da atualização dos registros uma rotina da clínica.
Quando você recebe um novo paciente ou paciente antigo, por exemplo, leva apenas um momento para inserí-lo em seu banco de dados de contatos. Para atualização dos dados, levará apenas mais um ou dois minutos.
Isso fará toda a diferença em sua clínica! Principalmente para manter um bom relacionamento com os seus pacientes e fidelizá-los.
4. Dê um passeio pela sua clínica e sente-se na recepção, crie o hábito e ouça!
Quando você anda pelo seu consultório, participa da rotina dele, você percebe melhor os gargalos e os problemas. Ouvir os seus funcionários, as suas sugestões e reclamações, além, é claro, de ouvir os pacientes, faz toda diferença!
Mas isso pode ser muito difícil de colocar em prática.
Levante e participe da rotina de seus funcionários da sua clínica!
5. Agende o trabalho burocrático.
É muito fácil adiar as coisas que você não gosta de fazer e a maioria das pessoas da área da saúde não gostam das tarefas administrativas. Infelizmente, uma clínica não funciona bem se as tarefas burocráticas não forem feitas.
Se você é um pequeno empresário e sua clínica ainda não comporta a contratação de um gestor administrativo, priorize na sua agenda um horário semanal para trabalhar nestas atividades. Pegue um período da manhã ou da tarde, por exemplo, e invista tempo para conseguir controlar e rentabilizar sua clínica.
6. Contrate parceiros
Em um mundo perfeito, todo mundo estaria apenas fazendo o que tem tempo para fazer e faz bem. Como o mundo não é perfeito, infelizmente muitas pessoas precisam fazer coisas para as quais não têm tempo ou aptidão.
Buscar parceiros pode melhorar o gerenciamento da sua clínica, permitindo que você se concentre em seus talento se contrate pessoas que tenham maior experiência e aptidão para área administrativa.
Uma empresa especializada pode avaliar as suas atividades e orientá-lo de forma personalizada e assertiva, pois com a sua experiência poderá discutir soluções, ponderando pontos positivos e negativos de sua administração.
Não deixe o caos interferir no sucesso e crescimento do seu negócio. Depois de começar a aplicar esses seis princípios de bom gerenciamento de sua clínica, você ficará surpreso com a diferença.
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